W związku z prowadzonym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego na Zamawiającym spoczywa szereg obowiązków informacyjnych związanych z zasadą jawności określoną w art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1605 ze zm.), dalej „PZP”. Jednym z takich obowiązków jest udostępnienie na stronie internetowej prowadzonego postępowania informacji, o kwocie jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.
Czy kwota na sfinansowanie zamówienia równa się wartości zamówienia?
Kwoty na sfinansowanie zamówienia nie można utożsamiać z ustaloną przez Zamawiającego szacunkową wartością zamówienia. Mylenie wskazanych pojęć zdarza się jednak stosunkowo często. Szacunkowa wartość zamówienia to kwota ustalona przed wszczęciem postępowania, niezawierająca podatku VAT. Wspomniana wartość ma bardzo istotne znaczenie, bowiem jej stosunek do zaoferowanej przez Wykonawcę ceny może skutkować tym, że oferta Wykonawcy zostanie uznana za taką, która zawiera rażąco niską cenę. Kwota na sfinansowanie zamówienia jest natomiast wartością, jaką Zamawiający zamierza wydatkować na dany cel, przy czym jej wysokość uwzględnia już wartość podatku VAT.
Czy kwota na sfinansowanie zamówienia i szacunkowa wartość zamówienia to informacje ogólnodostępne?
O ile Zamawiający jest zobowiązany podać kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia udostępniając taką informację na stronie prowadzonego postępowania najpóźniej przed otwarciem ofert, o tyle wartość zamówienia ustalona przed wszczęciem postępowania powinna być podana już w ogłoszeniu o zamówieniu. Zdarza się jednak, że Zamawiający takiej informacji w ogłoszeniu nie podają i aby dowiedzieć się, jaka jest jej wysokość zainteresowany podmiot powinien zawnioskować do Zamawiającego o udostępnienie protokołu z postępowania, w którym taką informację odnajdzie.
Czy moment udostępnienia kwoty na sfinansowanie zamówienia może mieć wpływ na prowadzone postępowanie?
Jak już wcześniej wspomniano, zgodnie z art. 222 ust. 4 PZP, informacja o kwocie na sfinansowanie zamówienia musi być udostępniona na stronie prowadzonego postępowania najpóźniej przed otwarciem ofert. Zamawiający bardzo często decydują się na przekazanie tej informacji po terminie składania ofert a przed ich otwarciem.
Czy Zamawiający mogą podać informację o kwocie na sfinansowanie zamówienia na wcześniejszym etapie?
Żaden z przepisów PZP nie wskazuje momentu, w którym najwcześniej Zamawiający może taką informację przekazać. Zamawiający może zatem przekazać do wiadomości publicznej taką informację w momencie wszczęcia postępowania albo nawet już w planie postępowań. (orientacyjna wartość zamówienia).
Warto zauważyć, że wiedza na temat środków finansowych, jakie przeznacza na dane postępowanie Zamawiający może pozwolić Wykonawcom na podjęcie już na wstępnym etapie decyzji na temat tego, czy są zainteresowani ubieganiem się o dane zamówienie. Ma to nie mniej istotne znaczenie także z perspektywy Zamawiającego. W skrajnych przypadkach może okazać się bowiem, że wszystkie złożone oferty przekraczają kwotę jaką Zamawiający zamierzał przeznaczyć na zrealizowanie zamówienia, a to może z kolei stanowić podstawę do unieważnienia postępowania w oparciu o art. 255 pkt 3 PZP. Co prawda wskazany przepis dopuszcza zwiększenie tej kwoty, jednak tylko w sytuacji gdy zamawiający ma taką możliwość. Nie jest to w żadnym razie obowiązek Zamawiającego.
Kwota na sfinansowanie zamówienia – podsumowanie
Udostępnienie Wykonawcom informacji na temat kwoty, jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia przed terminem składania ofert mogłoby zaoszczędzić czas zarówno Wykonawcy jak i Zamawiającemu oraz docelowo w krótszym czasie doprowadzić do współpracy podmiotów, które rzeczywiście są zainteresowane realizacją zamówienia w wymaganym przez Zamawiającego zakresie oraz za akceptowane przez Wykonawcę wynagrodzenie.
Warto zauważyć, że zwlekanie z podaniem takiej informacji może zwiększać ryzyko niedochowania obowiązku informacyjnego po stronie Zamawiającego. Odkładanie tej czynności na ostatnią chwilę może spowodować, że Zamawiający zwyczajnie zapomni o podaniu tej kwoty, co będzie skutkowało obarczeniem postępowania wadą. Warto podkreślić, że w sytuacji, w której Zamawiający podjąłby decyzję o unieważnieniu postępowania z uwagi na to, że cena lub koszt najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przekracza kwotę, którą zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie tego zamówienia i nie podał on tej kwoty przed otwarciem ofert, to takie zaniechanie po stronie Zamawiającego mogłoby stanowić podstawę do wniesienia odwołania do Krajowej Izby Odwoławczej. O doniosłości naruszenia przez zamawiającego obowiązków informacyjnych wypowiedziała się Krajowa Izba Odwoławcza m.in. w wyroku z dnia 13 marca 2023 r. sygn. KIO 512/23.