W dzisiejszym świecie, gdzie konkurencja pomiędzy wykonawcami jest bardzo duża, wyjaśnienia dotyczące oferty cenowej odgrywają ogromne znaczenie. Aby unikać potencjalnych problemów i kwestionowania Twojej oferty przez konkurencję lub zamawiającego, ważne jest, aby dokładnie przygotować odpowiednie wyjaśnienia oraz dowody.
Oto kilka kluczowych wskazówek, które mogą Ci w tym pomóc.
Otrzymałem wezwanie – co teraz?
Pierwsze kroki po otrzymaniu wezwania powinny być następujące:
- Dokładna kalkulacja: Przygotuj szczegółowy wykaz wszystkich kosztów związanych z realizacją zamówienia. Warto uwzględnić wszystkie pozycje – koszty bezpośrednie, pośrednie, rezerwę na niespodziewane wydatki oraz zysk.
- Uwzględnienie specyfiki branży: W przypadku branży budowlanej korzystne może być przygotowanie kosztorysu ofertowego.
- Przedstawienie okoliczności: Jeżeli istnieją konkretne powody niskiej ceny, np. specjalne rabaty od dostawców, warto je uwypuklić i dołączyć dowody na ich istnienie.
Zawsze pamiętaj, że kluczem jest przejrzystość i konkret. Często zamawiający nie są ekspertami w danej dziedzinie, dlatego musisz dostarczyć im wszystkich niezbędnych informacji w sposób przystępny. Jeśli otrzymałeś krótki termin na odpowiedź, nie krępuj się prosić o jego przedłużenie, uzasadniając potrzebę dokładniejszego przygotowania materiałów.
Mając odpowiednie narzędzia i wiedzę, wyjaśnienie rażąco niskiej ceny nie musi być trudne. Ważne jest jednak, by podejść do tego z pełnym zaangażowaniem i profesjonalizmem, a wtedy sukces jest dużo bliżej.
Oto nasze wskazówki:
- Zawsze załączaj dowody
Choć orzecznictwo Krajowej Izby Odwoławczej pozwala w określonych sytuacjach przyjąć, że dokładna kalkulacja ceny może służyć jako „dowód”, zalecane jest zawsze dołączenie faktur, ofert podwykonawców czy kopii umów. Unikniesz w ten sposób ewentualnych niejasności i uwiarygodnisz swoją cenę. W wyroku KIO 557/22, Izba orzekła, że zamawiający co do zasady nie może wymagać, aby wykonawca składał dowód na każdą kwotę przewijającą się w wyjaśnieniu. Jednakże wydaje się to niezbędne dla kluczowych składników zamówienia, czyli szczególnie tych, w odniesieniu do których wykonawca sięga po argumenty o szczególnie korzystnych warunkach rynkowych, a także w zakresie kwestii wprost wskazanych w wezwaniu
zamawiającego.
- Nowsze znaczy lepsze – jakie dowody są najbardziej rzetelne?
Dowody powinny być aktualne. Stare faktury czy umowy mogą nie być już wiarygodne, szczególnie w świetle dynamicznie zmieniającej się sytuacji gospodarczej oraz rosnącej inflacji. Ważne jest, by zrozumieć, że im większe znaczenie ma dana pozycja dla Twojej oferty, tym silniejszy dowód powinieneś przedstawić.
- Prezentacja ma znaczenie
Zadbaj o profesjonalny wygląd przedstawianych dowodów. Nieprecyzyjne czy niekompletne dokumenty mogą budzić wątpliwości, co do ich autentyczności.
- Zrozum oczekiwania zamawiającego
Zamawiający nie analizuje jedynie przedstawionych kwot, ale również realność założeń, takich jak koszty pracy, materiałów czy czasochłonność. Pamiętaj że twoje wyjaśnienia powinny tworzyć spójną całość. Upewnij się, że Twoje wyjaśnienia są zgodne z wymaganiami zawartymi w dokumentacji przetargowej.
- Wycena musi być wiarygodna
Nawet jeśli Twoja cena jest słuszna i zasadna, zamawiający może jej nie zaakceptować, jeśli nie jesteś w stanie jej prawidłowo uzasadnić. Twoje wyjaśnienia muszą być konkretne i możliwe do weryfikacji. Pomocne może być wskazanie konkretnych czynników, które pozwoliły Ci obniżyć koszty.
- Porównaj się z innymi
Nie jest to argument przesądzający o zasadności rażąco niskiej ceny, jednak porównanie Twojej oferty z cenami w innych postępowaniach może okazać się pomocne przy udzielanym wyjaśnieniu. Pamiętaj jednak, by porównywać podobne zamówienia i uwzględniać okoliczności rynkowe.
- Zrozum treść wezwania
Każde wezwanie do wyjaśnień jest inne. Upewnij się, że dokładnie rozumiesz, czego oczekuje od Ciebie zamawiający, i odpowiedź na wszystkie jego pytania. Obowiązujące przepisy nie określają dokładnie ile razy wykonawca może być wezwany do wyjaśnień RNC, jednak co do zasady może nastąpić tylko raz, co dodatkowo wymusza na Wykonawcy dokładną i rzetelną odpowiedź na wezwanie. Wyjątkowo, zgodnie z wyrokiem KIO 3693/21 z 20.01.2022 jeśli rzetelne pierwotne wyjaśnienia ceny w jakimś aspekcie wymagają przedstawienia przez wykonawcę dodatkowych informacji, wówczas Zamawiający może zwrócić się o doprecyzowanie poprzednio złożonych wyjaśnień. Wykonawca składając wyjaśnienia zaoferowanej ceny nie może zakładać, iż Zamawiający wystosuje wobec niego kolejne wezwanie, lecz winien dążyć do złożenia wyjaśnień pełnych i popartych dowodami. Możliwość doprecyzowania wyjaśnień jest więc wyjątkiem a nie regułą.
Dlaczego przygotowanie dokładnych wyjaśnień jest tak ważne?
Niektórzy zamawiający, nie przywiązują wagi do szczegółowych wyjaśnień dotyczących rażąco niskiej ceny i akceptują je, nawet jeśli są one skrótowe i nie zawierają konkretnych danych ani obliczeń.
- Jest to krótkoterminowa strategia– prędzej czy później napotkacie bardziej wymagającego zamawiającego, który taką ofertę odrzuci.
- Konkurent może złożyć odwołanie do KIO, które najprawdopodobniej oceni negatywnie Wasze wyjaśnienia.
- Kształtowanie rynku– warto monitorować sytuację na rynku i być świadomym obowiązujących wymagań. W ten sposób jeśli zauważycie, że inna firma nie przygotowała wyjaśnień prawidłowo, możecie złożyć odwołanie i z dużym prawdopodobieństwem wygrać postępowanie. To może zapewnić Wam kontrakt.
Podsumowanie
Prawidłowe przygotowanie wyjaśnień i dowodów dotyczących ceny oferty jest kluczem do sukcesu w przetargach. Dbając o szczegóły, dokładność i profesjonalizm, zwiększasz szanse na wybór Twojej oferty przez zamawiającego oraz unikasz potencjalnych problemów z konkurencją.