Jakie postanowienia powinna zawierać umowa w sprawie zamówienia publicznego? Jeśli jesteś Zamawiającym warto sprawdzić swoją umowę pod kątem spełnienia obligatoryjnych elementów. Jeśli jesteś Wykonawcą dopilnuj, by umowa takie postanowienia zawierała.
Katalog postanowień umownych o charakterze obligatoryjnym
Według przepisów ustawy umowa zawierać musi postanowienia określające w szczególności:
- planowany termin zakończenia usługi, dostawy lub robót budowlanych, oraz, w razie potrzeby,
planowane terminy wykonania poszczególnych części usługi, dostawy lub roboty budowlanej,
określone w dniach, tygodniach, miesiącach lub latach, chyba że wskazanie daty wykonania
umowy jest uzasadnione obiektywną przyczyną; - warunki zapłaty wynagrodzenia;
- łączną maksymalną wysokość kar umownych, których mogą dochodzić strony.
Dodatkowo w przypadku umów zawieranych na okres dłuższy niż 12 miesięcy umowy powinny
zawierać także:
- wysokości kar umownych naliczanych wykonawcy z tytułu braku zapłaty lub nieterminowej
zapłaty wynagrodzenia należnego podwykonawcom, jeśli tacy wykonują zamówienie; - zasady wprowadzania zmian wysokości wynagrodzenia w przypadku: zmiany stawki podatku
od towarów i usług oraz podatku akcyzowego, wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokości minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie ustawy z dnia 10
października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub ubezpieczenie zdrowotne, czy zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz. U. z 2020 r. poz. 1342 oraz z 2022 r. poz. 1079), gdy zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania zamówienia przez wykonawcę.
Powyższe postanowienia art. 436 ustawy Prawo Zamówień Publicznych to katalog postanowień
umownych o charakterze obligatoryjnym, czyli koniecznym.
Zatem, Zamawiający powinni zawsze sprawdzać swoją umowę pod kątem spełnienia tych wymagań.
A Wykonawcy powinni zawsze pilnować, aby ich umowa takie postanowienia zawierała.
Planowanego terminu zakończenia realizacji umowy
Pierwsze z postanowień odnosi się do planowanego terminu zakończenia realizacji umowy, nakazuje
on określenie terminów w poszczególnych dniach, tygodniach, miesiącach lub latach, gdy wskazanie
daty wykonania umowy jest uzasadnione obiektywną przyczyną.
Wyjątki od powyższej zasady stanowią sytuacje, w których określenie terminu za pomocą konkretnej
daty jest obiektywne uzasadnione, np. w przypadku projektów o ograniczonym okresie finansowania.
Na aspekt wyznaczania terminu wykonania umowy uwagę zwróciła Krajowa Izba Odwoławcza uwagę
w wyroku z 26.05.2023 r., KIO 1300/23 uznając, że:
„(…) Rozpoznając zarzut dotyczący terminu rozpoczęcia uruchomienia usługi Izba kierowała się tym, że termin ten powinien być realny, jednakże w miarę możliwości nieodległy w stosunku do daty zawarcia umowy. Wyznaczenie terminu rozpoczęcia usługi po zawarciu umowy, a więc w sposób umożliwiający wybranemu wykonawcy podjęcie działań na rzecz realizacji zamówienia, z zaangażowaniem finansowym i organizacyjnym włącznie, powinien być tak określony, aby dawał możliwość wywiązania się z zobowiązania zarówno podmiotom, które dotychczas świadczyły tego rodzaju usługi (w tym na rzecz zamawiającego) i posiadają pełną lub częściową infrastrukturę sieciową, jak i tym podmiotom, które dla realizacji zamówienia muszą zawierać umowy dzierżawy”.
Warunki zapłaty wynagrodzenia
Kolejnym obligatoryjnym postanowieniem każdej umowy muszą być warunki zapłaty wynagrodzenia.
Dotyczy to aspektów tj. zapłata wynagrodzenia w częściach, określenie formy wynagrodzenia (ryczałt, kosztorysowe, prowizja, wynagrodzenie stałe, inne) i terminu zapłaty, a także informacje dotyczące waluty wynagrodzenia.
Wysokość kar umownych
Ponadto istotnym postanowieniem jest klauzula określająca łączną maksymalną wysokość kar
umownych, których mogą dochodzić strony. Jednak ustawa nie określa tej maksymalnej wysokości.
Za bardzo ciekawe w zakresie ustalania górnego limitu kar należy uznać stanowisko KIO w wyroku z
28.06.2022 r., KIO 1553/22, LEX nr 3435419:
„W ocenie Izby przepisy Pzp na zabraniały Zamawiającemu ustanowienia limitu kar umownych w wysokości 50% wynagrodzenia brutto. Limit taki jest niewątpliwie bardzo wysoki, ale nie świadczy to o jego niezgodności z prawem”.
Nie można jednak zapomnieć, że zasady dotyczące nakładania kar umownych na wykonawcę muszą być przejrzyste i nie budzić wątpliwości interpretacyjnych. Kwestionowana wysokość kar umownych w powyższej sprawie nie stoi na przeszkodzie w prawidłowym i skutecznym złożeniu oferty w
postępowaniu.
Dodatkowe konieczne elementy umów dotyczą umów powyżej 12 miesięcy i zawierają w sobie
obowiązek wprowadzenia kar umownych naliczanych wykonawcy z tytułu braku zapłaty lub
nieterminowej zapłaty wynagrodzenia należnego podwykonawcom z tytułu zmiany wysokości
wynagrodzenia należnego wykonawcy w przypadku zmiany ceny materiałów lub kosztów związanych
z realizacją zamówienia i określenia ich wysokości. Kolejna obowiązkowa klauzula umowna dotyczy
obowiązku zamieszczenia w umowie zasad zmian wysokości wynagrodzenia. Zasady te mogą
przewidywać zmianę wynagrodzenia tylko w przypadku, gdy zmiany te będą miały wpływ na koszty
wykonania zamówienia przez wykonawcę. Należy pamiętać, że:
„Zmiana wynagrodzenia wykonawcy powinna być adekwatna do zmiany czynników, w nawiązaniu do których określił swoje wynagrodzenie, ma ona wynikać wprost z zaistniałej zmiany przepisów prawa, a kwota, o jaką zmienione zostanie wynagrodzenie, nie powinna być ani niższa, ani wyższa niż to wynika ze zmiany przepisów prawa. Przy czym wykonawca powinien wykazać wpływ zmiany przepisów prawa na koszty wykonania zamówienia”,
jak wskazuje UZP w Komentarzu Prawa Zamówień Publicznych.