Pułapki przy ocenie ofert
Nie od dziś wiadomo, że przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych przysparzają wiele problemów i wątpliwości zamawiającym jak i wykonawcom. Niestety zdarza się, że zamawiający błędnie przeprowadzają ocenę ofert wybierając podmiot, którego oferta powinna zostać odrzucona lub wykonawca powinien zostać wykluczony z postępowania. Zamawiający, który jest zobowiązany stosować przepisy ustawy Pzp przy udzielaniu zamówień publicznych powinien dysponować osobami, które mają wiedzę przede wszystkim na temat praktycznego stosowania przepisów ustawy, jak również przeprowadzania efektywnych zakupów.
Zdarza się, że w jednostkach, które udzielają zamówień publicznych, przetargi przeprowadzają „osoby z przypadku”, które nie mają wiedzy na temat stosowania Prawa zamówień publicznych. Działania zamawiających podlegają wielu kontrolom, dlatego też powinni skrupulatnie dobierać personel, który ma zajmować się przeprowadzaniem procedur przetargowych, a tym samym mogą uniknąć negatywnych konsekwencji błędnego wyboru oferty najkorzystniejszej i udzielenia zamówienia publicznego.
Wybór oferty – potencjalne błędy
W związku z powyższym, warto jest kontrolować, sprawdzać prawidłowość przeprowadzania całej procedury przetargowej przez zamawiających, w szczególności jeśli wykonawca jest na drugim miejscu w rankingu otrzymanych punktów w kryterium oceny ofert. Tak naprawdę na każdym etapie postępowania przetargowego mogą zdarzać się błędy. Od samego wszczęcia procedury przetargowej poprzez ustalanie warunków udziału w postępowaniu, czy kryteriów oceny ofert jak i przy samej już ocenie złożonych ofert. Zamawiający może uznać ofertę za najkorzystniejszą a analizując ją ponownie w zakresie wymagań, warunków i przepisów prawa, powinna ona zostać odrzucona. Ocena takiej oferty powinna odbywać się w dwóch etapach – pierwszy po otwarciu ofert, w drugim po sprawdzeniu korespondencji prowadzonej między zamawiającym a danym wykonawcom, ponieważ najczęściej na tym etapie wykonawca składa dokumenty podmiotowe (jeśli zamawiający takich wymagał) oraz wszelkie wyjaśnienia do złożonej oferty.
Weryfikacja wybranej oferty
Wykonawca, wiedząc o uchybieniach w prowadzeniu procedury przetargowej może złożyć pismo do zamawiającego z taką informacją lub odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej. Jest to nie tylko szansa dla wykonawcy pozyskać zamówienie z drugiego miejsca, ale i dla zamawiającego, aby naprawić błędy i dokonać wyboru oferty zgodnie z przepisami prawa oraz ostatecznie zawrzeć ważną umowę. Istotnym jest tu termin na wniesienie środków ochrony prawnej, dlatego jeśli zależy nam na sprawdzeniu oferty wybranej przez zamawiającego, powinniśmy niezwłocznie podjąć kroki w celu jej weryfikacji.
W wyniku takich działań wykonawcy, zamawiający może unieważnić wcześniejszy wybór oferty najkorzystniejszej i dokonać ponownej oceny ofert, która zmieni ranking wykonawców, którzy złożyli oferty.