Podpis a oferta składana przez Wykonawcę w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego
Na gruncie ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1605 ze zm.), dalej „PZP” oferta to oświadczenie woli Wykonawcy składane w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu lub zaproszenie do składania ofert, w którym jednostronnie zobowiązuje się on do wykonania na rzecz zamawiającego świadczenia usługi, dostawy lub roboty budowlanej określonej przez zamawiającego w dokumentach postępowania. Aby jednak takie oświadczenie woli zostało złożone w sposób skuteczny konieczne jest jego złożenie w określonej przez ustawę formie.
Forma elektroniczna – co to takiego?
PZP w art. 63 ust. 1 stanowi, że w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub konkursie o wartości równej lub przekraczającej progi unijne ofertę należy, pod rygorem nieważności, złożyć w formie elektronicznej. Definicję formy elektronicznej zawiera z kolei art. 781 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. (Dz. U. z 2023 r. poz. 1610 ze zm.) – Kodeks cywilny, zgodnie z którym do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Podpis kwalifikowany to podpis elektroniczny, który ma moc prawną taką jak podpis własnoręczny. Jest poświadczony specjalnym certyfikatem kwalifikowanym, za pomocą którego można zweryfikować składającą podpis osobę. Podpisu kwalifikowanego może używać wyłącznie ta osoba, do której podpis i certyfikat są przyporządkowane. Jest on narzędziem płatnym. Jego cena uzależniona jest m.in. okresu ważności certyfikatu. Co do zasady koszt takiego podpisu to ok. 300 zł.
Czy płatny kwalifikowany podpis elektroniczny jest obowiązkowy w każdym postępowaniu w sprawie zamówienia publicznego?
Oferta musi być podpisana zawsze, bez względu na tryb prowadzonego postępowania. O ile kwalifikowany podpis elektroniczny sprawdzi się w każdego rodzaju postępowaniu, to w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie o wartości mniejszej niż progi unijne ustawodawca dopuścił, obok formy elektronicznej, także postać elektroniczną. Oznacza to, że oferta w postępowaniu „krajowym” może być opatrzona podpisem zaufanym lub podpisem osobistym – wybór pozostawiono Wykonawcy.
Podpis zaufany, podpis osobisty – co to takiego?
Podpis zaufany został uregulowany w ustawie z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z 2024 r. poz. 307). Korzystać z niego mogą Wykonawcy, którzy posiadają profil zaufany. Profil zaufany to bezpłatne narzędzie przewidziane wyłącznie do kontaktów z administracją publiczną. Umożliwia on potwierdzanie swojej tożsamości w systemach elektronicznej administracji, jak również podpisywanie dokumentów podpisem zaufanym.
Wykonawca skutecznie złoży ofertę także wtedy gdy podpisze ją podpisem osobistym, o którym mowa w ustawie z 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych (Dz.U. z 2022 r. poz. 671 ze zm.), czyli zaawansowanym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą certyfikatu podpisu osobistego, zawierającego imię (imiona), nazwisko, obywatelstwo oraz numer PESEL posiadacza. Aby certyfikat podpisu osobistego znalazł się w e‑dowodzie, należy wyrazić na to zgodę podczas składania wniosku o nowy dokument. Podpis osobisty wywołuje dla podmiotu publicznego taki sam skutek prawny jak podpis własnoręczny. Podobnie jak podpis zaufany jest to narzędzie bezpłatne.
Czy oferta Wykonawcy, która nie zawiera podpisu Wykonawcy będzie rozpatrywana przez Zamawiającego?
Niestety nie. Oferta, która nie zostanie opatrzona ważnym, przewidzianym przez PZP podpisem podlegała odrzuceniu na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 3) PZP. Wykonawca nie zostanie wezwany do poprawienia lub uzupełnienia złożonej przez niego oferty, ponieważ PZP takiej procedury nie przewiduje.
Prawidłowe podpisanie oferty – podsumowanie
Podpisanie oferty to czynność techniczna, jednak ma decydujące znaczenie w kontekście tego, czy oferta zostanie skutecznie złożona. Zdarza się, że Wykonawcy, skupieni na kwestiach związanych z wyceną usługi zapominają o podpisaniu oferty. Niestety, jak wcześniej wskazano, brak podpisu skutkował będzie tym, że wszystkie dotychczasowe czynności, czas poświęcony na sporządzenie oferty staną się bezprzedmiotowe. Wykonawcy nie mogą zapominać, że brak podpisu pod ofertą jest brakiem, którego nie będzie można po terminie składania ofert naprawić czy uzupełnić. Kwalifikowany podpis elektroniczny spełni swoją rolę w każdego rodzaju postępowaniu (zarówno prowadzonym w procedurze tzw. unijnej jak i w krajowej), natomiast w postępowaniach krajowych Wykonawca może posłużyć się wedle swego wyboru, także narzędziami bezpłatnymi tj. podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.