Czy Zamawiający może wymagać od Wykonawcy referencji bądź innych dokumentów potwierdzających należyte wykonanie zrealizowanych usług czy dostaw? Oczywiście! Jakie informacje powinny znaleźć się w referencjach? Kto może wystawić taki dokument? Co powinna zawierać treść referencji, a czego wcale nie musi ujmować?
Referencje od wykonawcy
W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego Zamawiający dążą do wyłonienia Wykonawcy, który będzie dawał rękojmię należytego wykonania przedmiotu umowy. W oparciu o postanowienia rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, dalej zwane „rozporządzeniem”, w celu potwierdzenia spełniania przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji dotyczących zdolności technicznej lub zawodowej, zamawiający może żądać określonych podmiotowych środków dowodowych np. wykazu wykonanych dostaw lub usług. Na potwierdzenie tego, że ujęte w przedłożonym wykazie usługi czy dostawy zostały zrealizowane w sposób należyty, Zamawiający może natomiast wymagać od Wykonawcy dowodów w postaci m.in. referencji bądź innych dokumentów pochodzących od podmiotu, na rzecz którego dostawy lub usługi zostały wykonane.
W ostateczności, jeżeli wykonawca z przyczyn od niego niezależnych nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów, należyte wykonanie zrealizowanych usług czy dostaw może potwierdzić własnym oświadczeniem. Istotne jest jednak to, że wykonawca w takim oświadczeniu powinien wskazać jakie konkretnie niezależne od niego przyczyny zadecydowały o niemożności uzyskania dowodów sporządzonych przez podmiot, na rzecz którego wykonywał lub wykonuje dostawy lub usługi.
Jakie informacje powinny znaleźć się w referencjach?
Ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1605 i 1720), dalej „ustawa PZP”, jak również przywołane wyżej rozporządzenie, nie określają wymagań jakie musi spełniać dokument stanowiący referencje. Rolę, treść i charakter referencji precyzuje orzecznictwo Krajowej Izby Odwoławczej (dalej „KIO” lub „Organ Orzekający”), które stwierdziło wielokrotnie, że funkcją referencji jest potwierdzenie należytego wykonania umowy. Wskazano przy tym, że ich treść nie musi w całości potwierdzać spełniania warunku udziału w postępowaniu, bo jak wskazano wyżej nie taka jest rola wspomnianego dokumentu (tak KIO w wyroku z dnia 21 marca 2023 r. sygn. akt KIO 609/23). Organ orzekający zwraca przy tym uwagę na to, że wykonawcy nie mają wpływu na treść referencji, ponieważ są one wystawiane przez podmiot od nich niezależny. Istotny jest zatem zakres wykonanych prac, a nie sposób w jaki zostały one opisane, czy nazwane w referencjach (tak m.in. KIO w wyroku z dnia 10 czerwca 2022 r. sygn. akt KIO 1322/22 oraz KIO w wyroku z dnia 16.07.2021 r. sygn. akt KIO 1727/21).
Warto natomiast, aby w referencjach zawarte były podstawowe kwestie w tym m.in. informacje identyfikujące obydwie strony umowy, data ich wystawienia oraz okres, w którym świadczenie było realizowane. Jak wskazano już wyżej z treści referencji powinno wynikać także potwierdzenie należytego wykonania zamówienia, natomiast zgodnie z ugruntowanym orzecznictwem Krajowej Izby Odwoławczej nie muszą one zawierać opisu zakresu przedmiotu zamówienia wyczerpującego opisany przez zamawiającego warunek.
W referencjach, co do zasady, nie opisuje się zakresu prac w sposób szczegółowy, wskazując jedynie na ich ogólny zarys. Zamawiający nie może oczekiwać i wymagać, aby z treści referencji, pochodzącej od podmiotu trzeciego, zwykle wystawionej wcześniej i nie w związku z postępowaniem, w którym zostaje złożona, wynikało coś więcej niż potwierdzenie należytego wykonania zamówienia scharakteryzowanego pod względem elementów koniecznych dla wykazania warunku w wykazie stanowiącym oświadczenie własne wykonawcy (tak wyrok KIO z dnia 21 czerwca 2018 r. sygn. akt KIO 1116/18).
Kto może wystawić Wykonawcy referencje za wykonane usługi czy dostawy?
Zgodnie z utrwalonym orzecznictwem KIO referencje stanowią oświadczenie wiedzy wykazujące, że osoba pod nim podpisana w konkretnej dacie złożyła oświadczenie określonej treści. W związku z tym przyjmuje się, że każdy kto posiada wiedzę w określonej sprawie, może takie oświadczenie złożyć. Referencje mogą być wystawione przez przedstawiciela zamawiającego, niekoniecznie będącego uprawnionym, np. zgodnie z Krajowym Rejestrem Sądowym, do podpisywania dokumentów w imieniu podmiotu, który taką referencję wystawił. Podpisanie dokumentu referencji przez osobę nieuprawnioną do reprezentacji nie może skutkować odmową uznania tego pisma, za dowód potwierdzający należyte wykonanie zamówienia. (tak m.in. KIO w wyroku z dnia 21 marca 2023 r. sygn. akt. KIO 609/23.). Należyte wykonanie zamówienia poprzez referencje może bowiem potwierdzić każdy, kto ma wiedzę o ich wykonaniu, a nie tylko osoby uprawnione do reprezentacji.
Referencje od wykonawcy – co w przypadku wątpliwości?
Należy pamiętać, iż w przypadku jakichkolwiek wątpliwości co do treści przedstawionych referencji zamawiający może skorzystać z dyspozycji art. 128 ust. 5 ustawy PZP, w oparciu o który zamawiający może zwrócić się bezpośrednio do wystawcy referencji celem ustalenia, czy usługa, której dotyczą referencje faktycznie została wykonana należycie. Zawsze może też na podstawie art. 128 ust.4 ustawy Pzp zapytać samego wykonawcę i przedstawić mu swoje wątpliwości.
Podsumowanie
Na wykazanie należytego wykonania zamówienia można przedłożyć każdy dokument, z treści którego wynikało będzie, że zamówienie zostało wykonane w sposób oceniony pozytywnie przez zamawiającego. Treść referencji nie musi w całości potwierdzać spełniania warunku udziału w postępowaniu, bowiem nie taka jest rola tego dokumentu. Jeżeli wykonawca zamierza posłużyć się referencjami to warto pamiętać, że do ich wystawienia uprawniony będzie także przedstawiciel zamawiającego, który posiada wiedzę w zakresie wykonanego przez wykonawcę świadczenia.