Niezasadne utajenie wyjaśnień przy wyjaśnianiu rażąco niskiej ceny stanowi problem, z którym mogą się spotkać zamawiający podczas postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
Zgodnie z art. 18 ust. 1 i 2 p.z.p. postępowanie o udzielenie zamówienia jest jawne, natomiast zamawiający może ograniczyć dostęp do informacji związanych z postępowaniem o udzielenie zamówienia jedynie w przypadkach określonych w ustawie. O takim przypadku wspomina art. 18 ust. 3 p.z.p., który wskazuje, że nie ujawnia się informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jeżeli wykonawca, wraz z przekazaniem takich informacji, zastrzegł, że nie mogą być one udostępniane oraz wykazał, że zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa.
Wielu wykonawców podczas udzielania wyjaśnień nadużywa tego uprawnienia i wykorzystuje tajemnicę przedsiębiorstwa jako narzędzia ograniczające swoim konkurentom ocenę ofert składanych w postępowaniu. W swoim orzecznictwie KIO jasno opowiada się za stanowiskiem, zgodnie z którym pojęcie tajemnicy przedsiębiorstwa powinno być interpretowane ściśle i do uznania za tajemnicę przedsiębiorstwa nie wystarczy sam fakt, iż są to informacje, których przedsiębiorca wolałoby nie ujawniać.
Kiedy więc dana informacja może być uznana za tajemnicę przedsiębiorstwa? Muszą zostać spełnione łącznie 3 przesłanki:
- Udowodnienie wartości gospodarczej danej informacji-
Jak stwierdził SO w Katowicach w wyroku z 8.05.2007 (XIX GA 167/07) zarówno metoda kalkulacji ceny, jak i konkretne dane cenotwórcze ujawnione przez wykonawcę na żądanie zamawiającego dla sprawdzenia, czy cena oferty nie jest ceną rażąco niską, stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa i mogą być przedmiotem ochrony przez ich utajnienie przed innymi podmiotami, również tymi uczestniczącymi w przetargu. Takie dane mają bowiem realną wartość gospodarczą i powstają na potrzeby tego konkretnego postępowania.
- Informacja nie może być podana do wiadomości publicznej
- Wykazanie podjęcia działań w celu zachowania informacji w poufności
Ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa jest kluczowa dla wielu firm, ponieważ chroni cenne informacje przed konkurującymi firmami, niewłaściwym wykorzystaniem i innymi zagrożeniami- jako przykłady takich działań można wymienić umowy o zachowaniu poufności (NDA), ograniczenie dostępu do poufnych informacji, zabezpieczenia fizyczne oraz cyfrowe oraz monitorowanie dostępu do danych.
Jak więc należy postępować?
Istnieje kilka kroków, które można podjąć, aby chronić tajemnice przedsiębiorstwa:
1. Przygotuj odpowiednią dokumentację, która uzasadnia koszty i cenę produktu lub usługi. Udowodnij wartość gospodarczą danej informacji.
2. Zadbaj o to, by informacja nie była podana do publicznej wiadomości. Udowodnij, jakie podjąłeś kroki, by chronić informacje stanowiącą wartość gospodarczą.
3. Umowy poufności: Jeśli konieczne jest dzielenie się bardziej szczegółowymi informacjami z konkretnym klientem lub organem, rozważ podpisanie umowy o zachowaniu poufności.
Podsumowanie
Ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa jest kluczowa w wielu aspektach działalności biznesowej, w tym także w sytuacjach, gdy konieczne jest wyjaśnienie czy uzasadnienie oferowanej ceny za produkt lub usługę. Jeżeli oferta firmy zawiera rażąco niską cenę w stosunku do konkurencji, przy wyjaśnianiu rażąco niskiej ceny możesz powołać się na tajemnicę przedsiębiorstwa. Ważne jest jednak aby chroniąc swój interes pamiętać o przesłankach jakie należy spełnić aby móc zataić konkretne informacje.