Korzystanie z zasobów podmiotu trzeciego to jeden z najskuteczniejszych sposobów na otwarcie rynku dla nowych wykonawców. Pozwala firmom ubiegać się o kontrakty, których nie byłyby w stanie zrealizować samodzielnie ze względu na brak wymaganych referencji. Jednak to, co na papierze wygląda na prosty „wynajem doświadczenia”, w praktyce generuje wiele sporów. Jak przejść przez ten proces bezpiecznie?
Wysłuchaj najnowszy odcinkek podcastu realizowanego przez portal Zamówień Publicznych „ZP na czasie” poświęconego tematowi powoływania się na zasoby podmiotu trzeciego w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.
Martyna Lubieniecka i Justyna Rek-Pawłowska praktycznie wyjaśniają, jak to robić dobrze – i kiedy można wpaść w pułapkę.
Fundament, czyli konkretne zobowiązanie
Wszystko zaczyna się od dokumentu zwanego zobowiązaniem podmiotu trzeciego. To absolutna podstawa formalna. Największym błędem, jaki można popełnić, jest złożenie tzw. zobowiązania blankietowego. Jeśli w dokumencie znajdzie się jedynie ogólne hasło „udostępniam doświadczenie”, zamawiający ma prawo, a nawet obowiązek, zakwestionować taką ofertę.
Prawidłowe zobowiązanie musi jasno określać:
- co dokładnie jest udostępniane (zakres),
- w jaki sposób podmiot trzeci wesprze wykonawcę,
- jaki będzie realny udział tego podmiotu w pracach,
- na jak długo zasoby zostają przekazane.
Realna obecność, a nie tylko „papier”
W zamówieniach publicznych doświadczenie musi „iść w parze” z realizacją. Oznacza to, że podmiot, który pożycza swoje referencje, musi faktycznie pojawić się na placu budowy lub brać udział w świadczeniu usług.
Zasady różnią się w zależności od rodzaju zamówienia. W przypadku robót budowlanych orzecznictwo jest surowe – podmiot trzeci zazwyczaj musi wystąpić w roli podwykonawcy. Przy usługach dopuszcza się większą elastyczność, np. rolę doradcy lub audytora, o ile jest to uzasadnione specyfiką zlecenia. Co ciekawe, restrykcyjne wymogi dotyczące osobistego udziału nie dotyczą dostaw.
Weryfikacja rzetelności i dokumentacja
Zamawiający ma prawo wiedzieć, z kim podpisuje umowę – nawet jeśli ta osoba lub firma stoi „w cieniu” głównego wykonawcy. Dlatego podmiot trzeci musi zostać prześwietlony tak samo dokładnie jak sam oferent. Musi on złożyć oświadczenia i dokumenty potwierdzające, że nie podlega wykluczeniu z postępowania (np. za zaległości podatkowe czy wyroki karne).
Jeśli zobowiązanie budzi wątpliwości, zamawiający może prosić o wyjaśnienia (nawet wielokrotnie) lub wezwać do jednokrotnego uzupełnienia brakujących dokumentów.
Zmiana zawodnika w trakcie gry
Czy można zmienić podmiot trzeci w trakcie trwania umowy? Tak, jest to dopuszczalne, a życie pisze różne scenariusze – od rezygnacji partnera po zdarzenia losowe. Istnieje jednak jeden kluczowy warunek: nowy podmiot musi posiadać co najmniej takie same doświadczenie, jakie było wymagane na starcie.
Bardzo ważną zasadą jest to, że wykonawca musi zadeklarować chęć korzystania z pomocy podmiotu trzeciego już w ofercie. Jeśli firma wystartowała samodzielnie i w trakcie realizacji okaże się, że nie radzi sobie z wymogami, nie może „nagle” wprowadzić podmiotu trzeciego, aby uratować kontrakt.
Odpowiedzialność i bezpieczeństwo zamawiającego
Warto pamiętać, że w przypadku korzystania z zasobów podmiotu trzeciego nie mamy do czynienia z odpowiedzialnością solidarną, tak jak to jest w konsorcjach. Dla zamawiającego jedynym partnerem do rozmów i jedynym odpowiedzialnym za błędy pozostaje główny wykonawca.
Aby uniknąć sytuacji, w której podmiot trzeci jest tylko „duchem” na papierze, zamawiający powinni zabezpieczać się w umowach. Dobrą praktyką jest wprowadzanie kar umownych za brak realnego udziału udostępniającego zasoby, a nawet zapisów pozwalających na zerwanie kontraktu, jeśli deklarowane wsparcie okaże się fikcją.
Podsumowanie
Powoływanie się na zasoby podmiotu trzeciego to nie trik formalny, ale konkretny mechanizm prawny. Sukces w jego stosowaniu zależy od rzetelności obu stron: wykonawca musi przygotować precyzyjną dokumentację, a zamawiający musi ją wnikliwie zweryfikować, dbając o bezpieczeństwo realizacji zamówienia.